Rejestracja podróży jest oczywiście dobrowolna, ale MSZ zachęca wszystkich Polaków wyjeżdżających za granicę do zgłoszenia wyjazdu. Można to zrobić wchodząc na stronę internetową www.e-konsulat.gov.pl. System może okazać się najbardziej przydatny w sytuacjach kryzysowych, których niestety w ostatnim czasie nie brakuje, jak np. tsunami w Azji Południowo-Wschodniej, trzęsienia ziemi we Włoszech, na Haiti i w Chile, a nawet konflikty zbrojne.
System pozwala w krótkim czasie skontaktować się z osobą przebywającą w niebezpiecznej strefie, aby uprzedzić ją o nadciągających kataklizmach, wskazać miesjce bezpiecznego schronienia lub udzielenie innego typu pomocy.
Do tej pory w specjalnych przypadkach MSZ uruchamiało specjalną linię telefoniczną, za pomocą której rodziny osób przebywających za granicą mogły przekazywać informacje o miejscu pobytu swoich bliskich. Zarejestrowanie się w nowym systemie znacznie skróci czas potrzebny na dotarcie do polskiego obywatela za granicą.
Skorzystanie z nowego systemu jest bardzo proste. Należy wejść na stronę internetową www.e-konsulat.gov.pl, otworzyć zakładkę "zgłoszenie podróży" i wpisać dane kontaktowe. Istotne jest, aby podać możliwie precyzyjnie termin i miejsce pobytu za granicą oraz wskazać dane osoby pozostałej w kraju, z którą konsul mógłby szybko się skontaktować, w razie zaistnienia takiej potrzeby. Wpisów można dokonać nie wcześniej niż 30 dni przed datą planowanego wyjazdu; możliwe jest także dokonywanie zmian lub uaktualnień w treści wpisu także podczas pobytu za granicą. W ciągu dwóch dni po deklarowanym terminie powrotu, wszystkie dane są automatycznie usuwane z systemu.
System zgłaszania podróży zagranicznych jest częścią uruchomionego w kwietniu projektu "e-konsulat", który umożliwia m.in. ubieganie się o wizę czy paszport przez internet.